7. مدیریت و پردازش دادهها
7-1. کلیات
مجری پژوهش باید رویههای مستند بجایی داشته باشد تا نشان دهد ورود دادهها، کدگذاری، ویرایش، تهیه فایل و ارائۀ جداول مطابق الزامات این مواد قانونی، انجام شده است. شواهدی باید وجود داشته باشند که این استاندارد اجرا شده است.
7-2. ورود دادهها به صورت الکترونیکی
مجری پژوهش باید مطمئن شود که ورود دادهها یا مشخصات ضبط شده برای پروژههای مصاحبههای تلفنی به کمک رایانه و مصاحبههای شخصی به کمک رایانه (CAPI،CATI) مانند پروژههای آنلاین مشخص و دقیق میباشد.
مجری پژوهش باید روشهایی را برای آزمایش طراحی و اجرای فرمهای الکترونیکی پرسشنامهها، نگهداری کنند. نوع آزمایشات و مشخصات افراد در ارتباط با آزمایشات میبایست مستند گردد.
متن الکترونیکی تأیید پذیرش کارفرما (موردی که به وسیلۀ کارفرما توافق شده است) باید مستند شده باشد. در صورتیکه مصاحبه در چند مکان انجام گیرد، قویاً پیشنهاد میگردد که تنها در یک نقطه پرسشنامه توزیع شود، و مورد آزمون و اصلاح قرار گیرد. تغییرات انجام شده میبایست مستند گردند و کنترل نسخه میبایست انجام گردد.
یادداشت: بخش 5.4.1 برای طراحی پرسشنامه را ببینید.
7-3. ورود دادهها به نسخۀ چاپی
7-3-1. مشخصات
هرگاه از ورود منطقی داده بهره برده شود، کنترلهای درونی باید پیش از آغاز ورود دادهها مورد آزمون قرار گیرد و مستند شود. ماهیت آزمونهای استفاده شده و نتایج بدست آمده از آنها باید مستند شده باشد. دادههای ورودی غیرقابل حل (که به علت کنترلهای درونی پذیرفته نشدهاند) باید به مدیر/سرپرست پروژه به همراه یک نسخه از تغییرات صورت گرفته برای اخذ تصمیم یا حل مسأله اطلاع داده شوند.
البته غیر از موارد مشخصی که ورود داده ساده است، داده برای ثبت در پرسشنامه باید کلیدگذاری شود.
رکورد هر دستورالعملی باید در یک فایل نگهداری شود.
7-3-2. تصدیق ورود دادهها برای مستندات کاغذی
یک روش نظاممند تایید حداقل درصدی از کار ورود داده باید روی یک پروژه یا قسمتی از آن انجام شود. در مورد ورود منطقی داده، حداقل بررسی درصد کل هر پروژه 5 درصد از ورودیها میباشد و برای ورود ساده داده باید 10 درصد از ورودیها تایید شوند. رویهها باید وجود یک روش نظاممند تایید کار هر شخص را تضمین کنند و این تایید باید به وسیلۀ یک شخص دوم انجام شود.
اگر کار یک شخص شامل خطاهای مکرر باشد، کار آن شخص در پروژه باید به طور کامل مورد بازبینی قرار گیرد. در صورت نیاز، آن شخص باید تحت آموزش مجدد قرار گیرد تا نرخ خطا به میزان قابل قبولی برسد. اثربخشی آموزش مجدد باید بررسی و مستند شود.
مجری پژوهش باید خطاهای مکرر را تعریف و آن تعریف را مستند نماید.
7-4. صحت پایگاههای داده ای که به ورود داده نیاز ندارند
مجری پژوهش باید فرایندهای تعریف شده مناسبی داشته باشد تا از صحت مجموع دادههای که توسط ابزارهایی غیر از ورود داده نسخۀ چاپی به وجود آمدهاند، اطمینان حاصل کند.
این ممکن است شامل (و نه محدود به) دادههای ایجاد شده در موارد زیر باشد:
- اسکن کردن (تصویر دیجیتالی از اطلاعات گرفتن)
- گردآوری دادههای الکترونیکی (مانند پیمایشهای تشخیص صدا، تحقیقات آنلاین، تحقیقات مبتنی بر وب)
- پایگاههای داده مصاحبه به کمک رایانه
- پایگاههای داده ای که توسط ورود یا ادغام داده از یک منبع یا برنامه به منبع یا برنامه ای دیگر ایجاد میگردند.
فرایند خودکار ورود داده (مانند اسکن) باید در هر پروژه یا مرحلهای از آن مورد بازبینی قرار گیرد. مجری پژوهش باید روشهای اجرایی به منظور آزمایش طراحی و اجرای فرایند خودکار ورود دادهها، ایجاد و نگهداری نماید. انواع آزمونهای به کار برده شده و مشخصات کارکنان مرتبط، باید مستند شوند.
اگر از رویههای اسکن بهره برده میشود، باید نرخ موارد عدم قبول و جایگزین شده برآورد شود. رویههای مدیریت دادههای رد شده باید مستند شوند.
همچنین باید رویههای مناسب برای مدیریت نرخ جایگزینیهای غیر قبول وجود داشته باشد.
7-5. کدگذاری
7-5-1. کلیات:
اگر از نرم افزار کدگذاری خودکار استفاده میشود، نرخ خطا باید برآورد شود. اگر نرخ خطا غیر قابل قبول باشد، فرهنگ دادهها (لغت نامه دادهها) باید بازنگری شود.
7-5-2. تهیه کدنامه
مجری پژوهش باید مطمئن شود که کدگذارها که بر روی پروژه کار میکنند دستور العملهایی را در اختیار دارند که حداقل شامل موارد زیر است:
- خلاصهای از کلیت پروژه.
- تعیین سؤالها یا متغیرهایی که باید کدگذاری شوند.
- حداقل نسبت یا تعداد نمونه (و ساختار آن) که برای تهیه کدنامه استفاده میشود.
- هرگاه نیاز باشد، زیر گروههای خاص برای تهیه کدنامه اختصاص یابند (به عنوان مثال بر اساس منطقه، کاربر یا غیر کاربر)
- هرگاه مورد نیاز یا مناسب باشد راهنمای گنجاندن کدها در کدنامه
- هر گونه استفادهای از کدنامههای پروژههای پیشین یا مراحل قبلی
- هر گونه الزامات یا دستورالعملهای خاص مختص پروژه مدیر پروژه باید کدنامه را قبل از شروع کدگذاری تائید و مستند نماید. این تائیدیه ممکن است شامل شبکهبندی، مخففگذاری (کوتاهسازی)، به زبان دیگر بیان کردن، کدگذاری مجدد و پاک کردن کدها باشد. کدگذار/کدگذاران باید برای استفاده از کدنامه آموزش ببینند به عنوان مثال، باید از تصمیمات و قوانین که چه کدهایی باید شامل شوند و یا حذف شوند، آگاه شوند. بعد از تایید کدنامه، هرگاه کدهای بیشتری در طی فرآیند کدگذاری مورد نیاز و مناسب تشخیص داده شدند، تمام نسخههای کدنامه باید به روز شوند و هر پرسشنامهای که پیشتر کدگذاری شده است، باید مطابق با کدهای جدید اصلاح شود.مجری پژوهش باید قوانین و دستورالعملهای شفافی برای چگونگی کدگذاری پاسخهای سایر و همۀ گزینهها داشته باشد. اگر طبقهبندیهای سایر و همۀ گزینهها از 10% پاسخهایی که باید کدگذاری شوند بیشتر شد، پاسخها باید با نگاه کوچک سازی اندازه گروه بازبینی شوند.7-5-7. باز بینی اگر کار یک کدگذار شامل خطای فراوان باشد، کار آن کدگذار (در پروژه) باید100% بازبینی شود و یا از نو انجام شود. اگر نیاز باشد باید آموزش مجدد مناسب به کدگذار داده شده تا نرخ خطاها قابل قبول گردد. اثربخشی آموزش مجدد باید بررسی و مستند شود. 7-6-1. ویرایش کردن دادههازمانیکه ویرایش اجباری استفاده شده است، منطق این اجبار باید مستند شود و اجرای آزمایشی صورت گیرد، و نتایج آن مستند شود تا نشان دهد که این اجبار نتیجه مطلوب داده است.7-6-2. مقدمات ورود دادهوقتی این نوع از ویرایش استفاده میشود، باید منطق و قوانینی که به کار برده میشود مستند شده و کارکنانی که بر روی این بخش طرح کار میکنند باید نسبت به انواع کنترلها و تصحیحاتی که ممکن است انجام دهند، توجیه شوند.7-7. مدیریت فایل دادهها
- ملاحظاتی در مدیریت فایلها باید صورت گیرد تا از موارد زیر اطمینان حاصل گردد:
- هرگاه اسناد کاغذی پیش از ورود دادهها با دست ویرایش شده باشد، باید امکان تمایز میان پاسخهای اصلی پاسخدهندگان یا مصاحبهکنندگان از کدها یا پاسخهایی که توسط فرد یا افرادی که ویرایش را انجام میدهند، وجود داشته باشد.
- سابقه دقیق هر تغییر اعمال شده در مجموعه دادههای اولیه باید نگهداری شود. هیچ دادهای نباید بدون آگاهی و تائید مدیر پروژه جایگزین شود. اولین گام در این فرآیند باید مقایسه با منبع اولیه دادهها باشد. تمام فرآیندهای جایگزین باید مستند شوند و در صورت درخواست در دسترس کارفرما باشند. تمام مشخصات ویرایش باید مستند شود.
- 7-6. ویرایش دادهها
- مجری می بایست خطاهای مکرر را تعریف و آن را مستند کند.
- یادداشت: دو رویکرد اصلی به باز بینی وجود دارد: مستقل و وابسته. باز بینی وابسته به این معنی است که بازبین دوم به کدگذاری اصلی دسترسی دارد. باز بینی مستقل به این معنی است که بازبین دوم به کدگذاری اصلی دسترسی ندارد. در بازبینی مستقل، کدگذاری اولیه و کدگذاریهای بازبینی مقایسه میشوند و اگر متفاوت از هم بودند، کد صحیح توسط یک فرآیند داوری انتخاب میشود. در بازبینیهای مستقل خطاهای بیشتری نسبت به بازبینیهای وابسته شناسایی میشود.
- مجری پژوهش باید رویههای تعریف شدهای برای بازبینی کدگذاری هر پروژه داشته باشد. رویهها باید وجود یک روش نظاممند برای بررسی حداقل %5 پرسشنامههای کدگذاری شده در هر پروژه را تضمین کنند و همچنین بازبینی باید توسط شخص دیگری (بازبین) انجام شود.
- 7-5-6. سایر طبقه بندیها
- 7-5-5. به روز رسانی
- یادداشت: به دلیل اینکه کدگذاری پاسخهای باز اغلب وابسته به قضاوت شخص هستند، آموزش مناسب ضروری میباشد.
- 7-5-4. آموزش کدگذاری
- در جایی که پاسخ “نمیدانم” و “بدون پاسخ” داده شده، اینها باید از یکدیگر تمیز داده شوند.
- 7-5-3. تائیدیه کدنامه
- یادداشت: برای برخی متغیرها، مجری پژوهش میتواند از استانداردهای مصوب موجود برای طبقه بندی مواردی همچون صنعت، شغل و تحصیل استفاده کند.
- رکوردها درون فایلها تکراری نباشند
- آخرین نسخه استفاده شده باشد.
- مجموعه دادههای اصلی پالایش شده به درستی قابل شناسایی باشند.
- قبل و بعد از ویرایش دادهها، باید فراوانیها و سایر آمارهها محاسبه شوند تا امکان مقایسه فراهم شود.
یادداشت: کیفیت رویههای وزن دهی را در 1.5.5 ببینید.
7-8. تحلیل دادهها
7-8-1. مشخصات تحلیل داده
تحلیلگر/محقق باید تحلیل دادهها را مطابق با مشخصات ارائه شده توسط مدیر پروژه/مسئول اجرایی پروژه انجام دهد.
7-8-2. سوابق تحلیل
مجری پژوهش باید سوابق توصیفی و دقیق فرآیند تحلیل را نگه دارد، تا اطمینان یابد از اینکه هر تحلیل انجام شده می تواند در آینده تکرار شود.
7-8-3. بازبینی تحلیل دادهها
مجری پژوهش باید رویهها را به کار برد تا اطمینان یابد که جدول بندیها و سایر خروجیها بازبینی شدهاند.
در این بازبینی باید حداقل موارد زیر بررسی شود:
- کامل بودن. یعنی تمامی جداول همان گونه که مشخص شده وجود دارند.
- مخفف سازی برای عناوین یا پاسخهای باز به صورت صحیح منعکس کننده تمام محتوا باشد.
- پایه هر جدول در مقابل دیگر جداول یا فراوانیها صحیح باشد.
- نقاط توقف استاندارد در برابر سؤالات منبع بازبینی شدهاند.
- تمامی اقلام دادههای حاصل شده بر اساس منابع آنها بازبینی شدهاند.
- نمودارها برای زیر گروهها و شبکهها درست هستند.
- هیچ جدول پر نشدهای وجود ندارد (یعنی بدون داده)
- وزن دهی ( بوسیله جداول تست)
- شمارش فراوانیها قبل از جدولگیری، تا اطمینان از دقت داده و تعیین اندازههای پایه برای زیرگروهها بدست آید.
- املاء درست و خوانا بودن
- هر تحلیل آماری استفاده شده مناسب و صحیح است.
- برای خروجیهای بعدی، کنترلهای مناسب باید به کار گرفته شود.7-8-4. جداول داده
- وقتی دادهها به کارفرما گزارش میشوند، مثلاً در یک نسخه چاپی یا دیجیتال از جداول، به تناسب باید موارد زیر در نظر گرفته شوند.
- ارجاع به منبع واقعی سؤال که دادهها برای آن است.
- شامل توصیف هر روش وزندهی به کار برده شده برای داده
- شناسایی واضح هر زیرگروهی که استفاده میشود.
- درج پایه محاسبه برای هر سؤال، تا تعداد پاسخدهندگانی که واقعاً به سؤالات جواب دادند شناسایی شوند
- تعداد افرادی که پاسخ “نمیدانم” دادند و پاسخ ندادند.
- درج پایه های داده وزن داده شده و وزن داده نشده
- تعریف و توضیح کامل و دقیق از متغیرهایی که در تحلیل دادهها استفاده میشوند که شامل هر آزمون معنی داری، شاخص گذاری، امتیازدهی و محاسبه میانگین، میانه، مد، و انحراف معیار
- آزمونهای آماری
- اطلاعات روی خنثی کردن سلول و دیگر تمهیدات به منظور اطمینان از رازداری
- اخطار بر روی نتایجی که در اثر وجود حجم نمونه کوچک، غیر قابل اطمینان هستنداگر داده مستقیماً به شکل الکترونیکی به کارفرما منتقل شود، موارد زیر باید قبل از انتقال دادهها بررسی شود:
- 7-9. انتقال داده الکترونیکی
- سازگاری شکل دادهها با مشخصات نرم افزاری که با کارفرما توافق شده است.
- کامل بودن (یعنی تعداد صحیح فایلها و پروندهها در هر فایل باشد)
- در صورت لزوم، گنجاندن مشخصات ساختاری دادهها
- در صورت لزوم، برچسب زدن به محتویات فایلها و گنجاندن دستورالعمل روی محدودیتهای استفاده
- در صورت درخواست، رمزگذاری فایلها
- وجود ویروس در فایلها
7-10. پشتیبانی، حفظ و امنیت دادهها
همه دادهها باید در امنیت نگهداری شود، تا مورد دسترسی نابجا، زیان یا از دست رفتن تصادفی قرار نگیرند.
مجری پژوهشی باید مطمئن باشد که همه دادهها مطابق کدهای حرفهای (به فهرست مرجع مراجعه کنید)، قوانین اجرایی، مقررات قانونی و توافقات مذاکره شده با کارفرما، ذخیره و نگهداری شدهاند.
دادههای مربوط به پردازش دادهها ممکن است شامل موارد زیر باشد (اما تنها به این موارد محدود نمیشود):
الف- فایل دادههای خام
ب- سایر فایلهای الکترونیکی
ج- نسخه چاپی پرسشنامهها و اقلام نمایش
د- کدنامهها
ه- فایلهای پروژه شامل اطلاعات مدیریت پروژه
و- پست الکترونیکی و سایر مکاتبات
مجری پژوهش باید رویههایی را برقرار و حفظ کند تا اطمینان حاصل کند که فایلهای کامپیوتری پردازش دادهها به وضوح مشخص شدهاند.
هرگاه دادهها ویرایش، تصحیح و کدگذاری مجدد شده باشند و یا هر نوع تغییر دیگری در آنها اعمال شده باشد، دادههای اولیه، دادههای نهایی و فایلهای برنامه که دادهها را تغییر داده باید نگهداری شوند به نوعی که بتوان مجموعه دادههای نهایی را از نو ساخت.
ممکن است پس از پردازش اصلی، تحلیلهای اضافی دیگری درخواست شود. این نوع تحلیلها باید با الزامات پردازش داده این استاندارد مطابقت داشته باشند.
برای هر واگذاری دادهها یا جداول، باید رویههایی مناسب وجود داشته باشد تا ریسک افشای اطلاعات شناسه پاسخگو را به حداقل رساند.
