شرح شغل کارشناس امور اداری و دبیرخانه انجمن تحقیقات بازاریابی
۱. تعریف شغل
این شغل مسئول انجام امور اداری، اجرایی، ارتباطی و دبیرخانهای انجمن تحقیقات بازاریابی است. فرد شاغل موظف است با دقت، نظم، پیگیری مستمر و ارتباط مؤثر، امور مربوط به مکاتبات، بایگانی اسناد، هماهنگی جلسات، ارتباط با اعضا، پیگیری مصوبات هیئتمدیره، تولید و انتشار محتوای اولیه و پشتیبانی اجرایی برنامههای انجمن را انجام دهد.
هدف از این نقش، حفظ نظم در امور دبیرخانه، تسهیل ارتباطات داخلی و بیرونی انجمن، پیگیری بهموقع امور جاری و کاهش بار کاری دبیر انجمن و اعضای هیئتمدیره است تا تمرکز آنان بر تصمیمگیریهای کلیدی، توسعه انجمن، برنامهریزیهای تخصصی و تعاملات راهبردی حفظ شود.
۲. شرایط احراز شغل
آشنایی اولیه با صنعت تحقیقات بازاریابی، مفاهیم پایه پژوهش بازار، نظرسنجی، مصاحبه، تحلیل داده، گزارشهای تحقیقاتی و ذینفعان این حوزه الزامی است. همچنین، تجربه فعالیت در شرکتهای تحقیقات بازاریابی، روابط عمومی، بازاریابی یا انجمنهای تخصصی، مزیت محسوب میشود.
- مدرک کارشناسی در رشتههای مدیریت، ارتباطات، روابط عمومی، علوم اجتماعی، بازاریابی، MBA یا سایر رشتههای مرتبط
- آشنایی با امور اداری، دفتری، دبیرخانهای، مکاتبات رسمی و پیگیری اجرایی
- آشنایی با اصول ارتباط با اعضا، روابط عمومی و تعامل با ذینفعان
- توانایی تهیه پیشنویس نامهها، پیامها، اطلاعیهها، دعوتنامهها، فرمها و گزارشهای اداری
- تسلط مناسب بر نرمافزارهای Microsoft Office، بهویژه Word، Excel و PowerPoint
- آشنایی اولیه با تولید محتوا برای شبکههای اجتماعی، وبسایت و کانالهای اطلاعرسانی
- توانایی نگارش فارسی صحیح، روان، رسمی و حرفهای
- آشنایی نسبی با زبان انگلیسی، بهویژه برای مکاتبات ساده و جستوجوی اطلاعات، مزیت محسوب میشود.
- نظم، دقت، مسئولیتپذیری، پیگیری و برخورد حرفهای
- توانایی انجام همزمان چند وظیفه، اولویتبندی امور و پاسخگویی بهموقع
- توانایی تعامل محترمانه و حرفهای با اعضای انجمن، هیئتمدیره، شرکتها، سازمانها و سایر ذینفعان
۳. گزارشدهی به
- رئیس انجمن
- دبیر انجمن تحقیقات بازاریابی
- در صورت نیاز، سایر اعضای هیئتمدیره
۴. مأموریت شغل
انجام منظم، دقیق و پیگیرانه امور اداری، ارتباطی و اجرایی انجمن بهمنظور پشتیبانی از فعالیتهای دبیرخانه، حفظ ارتباط مؤثر با اعضا، ساماندهی مکاتبات و مستندات، پیگیری مصوبات و هماهنگی برنامهها، جلسات و فعالیتهای محتوایی انجمن.
۵. وظایف و مسئولیتها
الف) امور اداری و دبیرخانه
- انجام امور دفتری و اداری روزانه انجمن
- ثبت، دستهبندی و بایگانی نامهها، مکاتبات، صورتجلسات، اسناد و مدارک انجمن
- تهیه پیشنویس نامهها، دعوتنامهها، اطلاعیهها، فرمها و گزارشهای اداری
- پیگیری امضا، ارسال و دریافت مکاتبات رسمی
- حفظ نظم، محرمانگی و انسجام اسناد و مکاتبات انجمن
- تهیه و ساماندهی پروندهها، بانکهای اطلاعاتی، فهرست اعضا و سایر مستندات موردنیاز
- انجام سایر امور محوله مرتبط با دبیرخانه و امور اداری انجمن
ب) ارتباط با اعضا و ذینفعان
- برقراری و حفظ ارتباط مؤثر با اعضای انجمن
- پاسخگویی اولیه به تماسها، پیامها، ایمیلها و مراجعات اعضا
- پیگیری درخواستها، پیشنهادها و امور مربوط به اعضا تا حصول نتیجه
- بهروزرسانی اطلاعات تماس، مشخصات و وضعیت عضویت اعضا
- ارسال اطلاعیهها، پیامها، دعوتنامهها و یادآوریهای مرتبط
- هماهنگی ارتباطات میان اعضا، دبیرخانه، هیئتمدیره و کمیتههای تخصصی
- پیگیری امور مربوط به جذب، تمدید و بهروزرسانی عضویت اعضا، در صورت نیاز
ج) هماهنگی جلسات هیئتمدیره و کمیتهها
- هماهنگی زمان، مکان و جزئیات جلسات هیئتمدیره، کمیتهها و نشستهای انجمن
- ارسال دعوتنامه، دستور جلسه و یادآوری جلسات برای اعضای مربوطه
- آمادهسازی مستندات و فایلهای موردنیاز جلسات
- تهیه پیشنویس صورتجلسه و ثبت مصوبات
- پیگیری اجرای مصوبات جلسات تا حصول نتیجه
- انجام هماهنگیهای اجرایی پیش از برگزاری، حین برگزاری و پس از پایان جلسات
د) تولید محتوا و اطلاعرسانی
- تهیه محتوای اولیه برای اطلاعیهها، اخبار، پستهای شبکههای اجتماعی و پیامهای انجمن
- جمعآوری اخبار، رویدادها و اطلاعات مرتبط با فعالیتهای انجمن
- هماهنگی با طراح، تیم محتوا یا روابط عمومی برای آمادهسازی و انتشار محتوا
- بهروزرسانی تقویم محتوایی انجمن
- انتشار یا پیگیری انتشار محتوا در کانالهای اطلاعرسانی انجمن، مطابق هماهنگی دبیر انجمن
- مستندسازی رویدادها، جلسات و فعالیتهای انجمن برای استفاده در گزارشها و تولید محتوای بعدی
هـ) پشتیبانی اجرایی برنامهها و رویدادها
- پشتیبانی در هماهنگی نشستها، کارگاهها، رویدادها و سایر برنامههای انجمن
- هماهنگی با سخنرانان، اعضا، شرکتکنندگان، تأمینکنندگان و سایر افراد مرتبط
- انجام امور ثبتنام، پیگیری حضور و آمادهسازی اطلاعات شرکتکنندگان
- آمادهسازی فایلها، فهرستها، گواهیها و سایر مستندات موردنیاز برنامهها
- پیگیری امور اجرایی پیش و پس از برگزاری برنامهها
- تهیه گزارش اولیه از فعالیتها، جلسات و رویدادهای برگزارشده
۶. ضوابط عمومی محل کار
- رعایت محرمانگی اطلاعات اعضا، مکاتبات، تصمیمات و جلسات انجمن
- دقت، نظم و سرعت عمل در انجام وظایف
- رعایت اخلاق حرفهای، رفتار محترمانه و همکاری سازمانی
- آمادگی برای انجام امور متنوع و فوری در طول روز
- حفظ ارتباط مؤثر، رسمی و حرفهای با اعضا، هیئتمدیره، سازمانها و مراجعان
- رعایت ادبیات رسمی و حرفهای در تمامی مکاتبات، پیامها و اطلاعرسانیهای انجمن
- مسئولیتپذیری و پیگیری امور تا حصول نتیجه
